「電子帳簿保存法」についてご紹介させて頂きます。

１．電子帳簿保存法に係る留意点

令和４年１月１日に施行された改正電子帳簿保存法は
<1>電子帳簿・書類保存制度、<2>スキャナ保存制度、
<3>電子取引データ保存制度の３つに区分されます。

このうち、<3>電子取引データ保存制度に関しては、
２年の宥恕（ゆうじょ：寛大な心で罪を許す）措置を
経て、令和６年１月１日より、全事業者が電子取引
データを電子保存するよう義務化されました。

本年より開始されたばかりの電子保存の義務化という
ことで、まだまだ、誤認されている方もおられるよう
ですので、基本的な運用ルールを整理しておきたいと
思います。

２．電子取引データ保存制度とは

「電子取引データ保存制度」は、利用を希望する
事業者のみを対象とする「電子帳簿・書類保存制度」、
「スキャナ保存制度」などの容認規定とは異なり、
申告所得税、及び、法人税に関する帳簿書類のうち、
電子取引の取引情報についてのみ、電子データで
保存することを定めた義務規定となります。

つまり、令和５年１２月末日をもって「宥恕措置」が
廃止されたことで、全事業者を対象に、電子取引
データの紙への出力保存が認められなくなったという
ことです。
従って、帳簿書類の中に、万一、電子取引データの
出力資料が紛れていたとすると、国税関係書類とは
認められないことになります。

そこで必要となるのは、先ず自身の取扱う電子取引
データにはどのようなものがあるかをしっかり確認し、
適切な保存方法を決定するとともに、保存のフローに
係る明確なルールを策定することです。

３．電子取引データの種類

ここでいう電子取引データには、
①電子メールによる請求書や領収書等の送受信
②インターネット（Amazon、アスクル等）での
　物品購入
③クレジットカード、電子マネー等のキャッシュレス
　決済サービスの利用
④公共料金や交通系ＩＣ等の明細のインターネット
　による受領
⑤インターネットによる旅券（新幹線乗車券、
　航空券等）の購入
⑥クラウドシステムによる電子請求や領収書等の受領
⑦ＤＶＤやフラッシュメモリでの電子請求や領収書等の
　授受
⑧ＥＤＩシステムの利用　　等々
上記のものが挙げられ、インターネットでの受領が定着
しつつある光熱費、交通費等の明細が、見落とされる
ケースも散見されています。

逆に、「確認通知」、「受付通知」等、国税関係書類に
該当しないデータを誤って保存してしまうケースも
あるようですので、保存する電子取引データが適正な
書類なのか、インボイス制度に該当するデータなのか
といったことを、今一度確認することが大切です。

４．電子取引データの保存要件

電子帳簿保存法では、電子取引データの保存方法に
所定のルールがあり、やや煩雑で、事務負担の増加が
懸念される方法となっています。

簡単に言えば、改ざん防止を目的とした「真実性の
要件」と税務調査等への速やかな対応を目的とした
「可視性の要件」の２つを満たす、ということに
なりますが、詳しくは改めてご紹介させて頂きます。

尚、保存期間については、法人の場合７年間、
個人の場合５年間で、欠損金繰越控除を受ける
法人については１０年間となります。

このように複雑な制度だけに、しっかり専門家の
意見を参考にし、漏れの無い電子取引データの
保存を心掛けて頂ければと存じます。